Как работает автоматизированная система управления закупками?
Специфика систем автоматизации закупок - тема данного материала, которую мы обсудили с профильными экспертами. Вот, что нам удалось узнать в итоге.
Важной частью деятельности коммерческих организаций является проведение закупок. На это уходит значительная часть бюджета, поэтому со временем у компаний возникает потребность в оптимизации закупочного процесса. Для решения этой задачи представители бизнеса могут воспользоваться комплексной системой автоматизации.
Прежде чем углубляться в специфику цифровых инструментах такого рода, следует упомянуть о том, с чем они помогают разобраться. Обычно выделяется две основных проблемы, тормозящих развитие бизнеса и мешающих в конкурентной борьбе:
- Дефицит квалифицированных кадров, понимающих суть рабочего процесса того или иного отдела коммерческой организации, детально знающих нормативы и регламенты закупочных процедур и так далее.
- Слишком большой объем работы, с которым приходится иметь дело сотрудникам, занимающимся закупками. Прежде всего это сбор, обработка и проверка данных. Обилие такого рода повторяющихся задач ускоряет утомляемость и «выгорание» персонала, повышает риск возникновения ошибок.
Автоматизация процесса управления закупками помогает нивелировать эти негативные моменты.
На рынке уже действуют технологии цифровизации, доказавшие на практике свою результативность. В первую очередь это СЭД (системы электронного документооборота) и ERP (планирование ресурсов предприятия). Они позволяют упростить управление договорами и базами данных о поставщиках, отслеживать выполнение поставок и состояние запасов, визуализировать потребности компании и так далее. Крупные организации, по данным наших сегодняшних собеседников, редко пользуются подобными инструментами по отдельности, предпочитая комплексные автоматизированные системы управления закупками, обеспечивающие высокую эффективность при работе с многоступенчатыми бизнес-процессами. Помимо упомянутых выше СЭД и ERP в них, как правило, включены инструменты управления заказами (TMS, WFM, SCM, WMS), отчетности и аналитики (BI, PPM/PM), управления каталогами (MDM, НСИ), проведения закупочных процедур (ЭТП). Также для управления поставщиками используется специализированный портал поставщиков совместно с мессенджерами и узкоспециализированными мобильными приложениями.
Применение сервисов автоматизации закупок позволяет обеспечить быстрый старт в данном направлении и позволяет планомерно развивать возможности SRM в соответствии с потребностями конкретного бизнеса. Модульность модели дает возможность использовать только те инструменты, которые необходимы на данный момент, что исключает ненужные расходы. Кроме того, SRM-системы допускают использование каналов коммуникации в разных комбинациях, что повышает удобство и гибкость взаимодействия внутри организации и с поставщиками.
